Playbooks Operacionais — Palácio dos Arcos

00 · Introdução

00

Fundação

Como usar este documento

Um standard visual sem preparação operacional é uma intenção sem resultado.

Princípio Base

Cada playbook define quem prepara, o que prepara, quando prepara e quem valida antes de o fotógrafo disparar a primeira foto. A validação não é opcional, é a última linha de defesa entre a preparação e o resultado final.

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Sistema

As 5 Componentes do Playbook

1 Responsável Quem coordena a preparação

2 Equipa Quem executa no terreno

3 Checklist O que preparar e em que ordem

4 Timing Quando começa a preparação

5 Validação Quem aprova antes de disparar

01 · Playbooks por Área

Categoria

Quartos

01 · Quartos

Ala Palácio

Responsável	Governanta
Equipa	Equipa de andares. Manutenção em apoio para verificações prévias do quarto.
Checklist	Roupa de cama impecável e esticada. Cama feita com a orelha a cair no fim da cama. Almofadas novas sempre que possível. Chão de madeira limpo; tapetes de alcatifa sem rugas ou manchas, penteados na mesma direção. Veludos (mantel, cabeceira de cama, cadeiras aveludadas) sempre presentes, penteados para retirar vincos e dedadas e homogeneizar as superfícies. Amenities da casa de banho virados para o cliente, com a marca Satsanga visível, legível e em excelente estado. Flyers, promoções e informações retirados. Caixotes do lixo e comandos de TV e AC fora de vista. Dossier do quarto e garrafa de água com copos em posição. Janelas limpas, a vista faz parte do frame. Lâmpadas todas a funcionar, com a mesma temperatura de cor; candeeiros e abajures direitos, trocar se necessário para a sessão. Cartão de poema da abertura de cama em posição (com a trufa), fotografar apenas como detalhe, nunca em planos gerais.
Timing	D-2: seleção dos quartos e verificação de manutenção. D-1: limpeza profunda, staging e bloqueio dos quartos. H-1: verificação final de cama, superfícies e luz.
Validação	Governanta confirma a preparação em D-1. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local, antes do primeiro disparo.

Nota operacional Bloquear os quartos selecionados no sistema de reservas (PMS) a partir de D-1, um check-in destrói o staging.

02 · Quartos

Ala Nova

Responsável	Governanta
Equipa	Equipa de andares. Manutenção em apoio.
Checklist	Checklist da Ala Palácio aplica-se na íntegra (cama com orelha a cair, almofadas novas, veludos penteados, amenities Satsanga virados para o cliente, candeeiros e abajures direitos, poema só como detalhe). Alcatifa: alguns quartos ainda têm, sem rugas ou manchas, penteada na mesma direção; tendência é deixarem de existir (os quartos novos do 4.º piso, nova decoração e layout, já não têm). Adicionalmente: styling minimalista, menos props, mais espaço respirado. Cortinas totalmente abertas para mostrar a relação interior–jardim. Varandas limpas e arrumadas.
Timing	D-2: seleção dos quartos e verificação da envolvente exterior (jardim, piscina). D-1: limpeza profunda e staging. H-1: verificação final.
Validação	Governanta confirma a preparação em D-1. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local, antes do primeiro disparo.

Nota operacional A vista exterior faz parte do quarto: confirmar que jardins e piscina estão apresentáveis antes de fixar a data do shoot.

Categoria

F&B

03 · F&B

Restaurante

Responsável	Chefe de Sala
Equipa	Equipa de sala. Chef de Cozinha e equipa de cozinha para pratos e buffet.
Checklist	Mesas 100% montadas, sem lugares vazios sem intenção. Copos com água ou vinho só nos planos de experiência/lifestyle; nos planos de espaço, mesa posta sem bebidas servidas. Velas conforme padrão. Buffet completo montado antes da abertura ao público. Pratos finalizados pela cozinha em sequência coordenada com o fotógrafo. Extensão exterior no jardim (mesas com vista rio) montada e reservada, área nova, ainda sem cobertura. Zona da esplanada reservada para a sessão da manhã.
Timing	D-2: definição com a cozinha dos pratos a fotografar. D-1: confirmação de mise en place e reserva de espaços. Dia: montagem concluída H-1; pratos a sair durante o shoot.
Validação	Chefe de Sala valida a sala e o buffet; Chef de Cozinha valida os pratos. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local.

Nota operacional Duas sessões obrigatórias, almoço com luz natural e jantar com ambiente noturno. Cada uma exige a sua janela completa de preparação.

04 · F&B

Vila Galé Café

Responsável	Chefe de Sala
Equipa	Equipa de bar, barman em frame. Apoio de sala.
Checklist	Foco do shoot: cocktails em ambiente de bar noturno. Balcão limpo, sem desordem operacional. Garrafas selecionadas, rótulos legíveis. Cocktails preparados na hora, nunca antecipados. Fruta e gelo frescos. Iluminação ambiente quente afinada antes do shoot. Barman briefado para ação natural de serviço. Não fotografar o espaço nem o mobiliário nesta fase.
Timing	D-1: seleção de copos, garrafas e cocktails a fotografar. Dia: preparação do balcão H-2. Shoot após o pôr-do-sol, com luz ambiente estabilizada.
Validação	Chefe de Sala confirma a preparação. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local, antes do primeiro disparo.

Nota operacional O mobiliário do Café vai mudar. Nesta fase fotografar apenas cocktails em ambiente noturno, adiar planos de espaço e ambiente até o novo mobiliário estar instalado.

05 · F&B

Bar da Piscina

Responsável	Chefe de Sala
Equipa	Staff do Bar da Piscina. Manutenção para a envolvente, parasóis e espreguiçadeiras em fundo.
Checklist	Cocktails e snacks reais, prontos a servir. Balcão sem equipamento operacional à vista. Envolvente da piscina arrumada, entra em fundo no frame. Figuração confirmada para a interação cliente–barman.
Timing	D-1: confirmação de produtos e figuração. Dia: staging H-1. Luz de apoio montada e testada antes da golden hour.
Validação	Chefe de Sala confirma a preparação. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local, antes do primeiro disparo.

Nota operacional A piscina não tem sol direto ao final do dia. Terá de ser feito de manhã cedo / meio da manhã.

06 · F&B · Área Nova

Terraço 4.º Piso

Responsável	Chefe de Sala
Equipa	Equipa de sala/bar destacada. Manutenção para mobiliário.
Checklist	Acesso exclusivo confirmado e horário bloqueado. Mesas organizadas e alinhadas. Bebidas em frame. Sem equipamento operacional visível. Vista de rio desimpedida.
Timing	D-2: confirmação da política de acesso e autorização da Direção. D-1: staging do mobiliário. Dia: montagem final H-1; shoot em golden hour.
Validação	Chefe de Sala confirma a preparação. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local, antes do primeiro disparo.

Categoria

Piscina & Exteriores

07 · Piscina & Exteriores

Piscina

Responsável	Chefe de Manutenção e Governanta
Equipa	Equipa de manutenção, parasóis, espreguiçadeiras, água, relva. Staff do Bar da Piscina para serviço em fundo.
Checklist	Espreguiçadeiras alinhadas. Parasóis todos na mesma posição e abertura. Água limpa, sem equipamento de limpeza visível. Relva validada. Bar da piscina montado em fundo.
Timing	D-2: validação de relva, água e equipamentos. D-1: correções. Dia: staging completo H-2; hero shots em golden hour, pessoas de manhã cedo antes da chegada dos clientes.
Validação	Chefe de Manutenção confirma em D-1. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local, antes do primeiro disparo.

Nota operacional Coordenar com a operação: a zona tem de estar staged antes da chegada dos hóspedes, ou temporariamente reservada para o shoot.

08 · Piscina & Exteriores

Exteriores e Jardins

Responsável	Chefe de Manutenção
Equipa	Equipa de manutenção e jardinagem.
Checklist	Relva sem falhas visíveis, validação prévia obrigatória. Caminhos limpos. Mobiliário exterior alinhado. Fogo de Chão aceso para o frame com vista de rio. Rega desligada nas horas do shoot.
Timing	D-7 a D-2: tratamento da relva e correções. D-1: verificação final. Dia: shoot exclusivamente em golden hour.
Validação	Chefe de Manutenção confirma em D-1. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local, antes do primeiro disparo.

Nota operacional Validação do estado da relva obrigatória antes de confirmar data do shoot.

Categoria

Spa

09 · Spa

Spa

Responsável	Responsável do Spa (empresa externa)
Equipa	Equipa do Spa para tratamentos em curso, toalhas e amenities.
Checklist	Amenities atualizados e organizados com precisão. Toalhas perfeitamente enroladas. Lençóis passados a ferro, sem vincos. Superfícies sem impressões digitais. Velas e luz indireta preparadas. Terapeuta e figurante confirmados para tratamentos. Piscina interior apresentável.
Timing	D-7: acordo com a empresa externa, espaço e terapeutas. D-1: staging completo. H-1: verificação final com luz controlada.
Validação	Responsável do Spa confirma a preparação. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local.

Nota operacional O spa é operado por empresa externa: cedência de terapeutas e bloqueio de salas exigem acordo formal prévio, não coordenação de última hora.

Categoria

Lobby & Áreas Comuns

10 · Lobby & Áreas Comuns

Receção & Lobby

Responsável	Chefe de Receção
Equipa	Equipa de receção, staff em frame. Governanta para flores e superfícies.
Checklist	Balcão impecável, sem papéis operacionais. Flores frescas. Elementos literários em posição. Iluminação mista afinada, sem fontes frias. Staff fardado e briefado para presença natural.
Timing	D-1: flores e verificação de luz. Dia: staging H-1; shoot em janela de baixo movimento de check-in/check-out.
Validação	Chefe de Receção confirma a preparação. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local.

Nota operacional A receção não pára para o shoot: fotografar fora dos picos de check-in/check-out, com a operação a decorrer em segundo plano.

11 · Lobby & Áreas Comuns

Garrafeira

Responsável	Chefe de Receção. Chefe de Sala em apoio para seleção de garrafas em frame.
Equipa	Governanta para limpeza e superfícies. Sem montagem operacional pesada.
Checklist	Garrafas alinhadas e sem pó, rótulos legíveis e voltados para a frente. Sem material operacional à vista. Iluminação ambiente quente afinada. Preparar para momentos de humanização, prova ou escolha de vinho.
Timing	D-1: limpeza e verificação. Dia: verificação rápida H-1. Sem janela de staging dedicada.
Validação	Chefe de Receção confirma a preparação. Captain Studio dá o go final no local.

Nota operacional Imagens atuais sem problemas. Preparação mínima, foco na humanização e no posicionamento premium de F&B, não no reshoot técnico.

12 · Lobby & Áreas Comuns

Biblioteca

Responsável	Chefe de Receção
Equipa	Governanta para limpeza e superfícies. Sem montagem operacional pesada.
Checklist	Livros arrumados com intenção, elementos literários em posição. Superfícies limpas. Luz ambiente quente, atmosfera de leitura. Preparar para momentos de humanização, pessoas a ler ou a conversar.
Timing	D-1: limpeza e verificação. Dia: verificação rápida H-1. Sem janela de staging dedicada.
Validação	Chefe de Receção confirma a preparação. Captain Studio dá o go final no local.

Nota operacional Imagens atuais sem problemas. Espaço central na narrativa literária, prioritário para humanização, não para reshoot técnico.

13 · Lobby & Áreas Comuns

Capela

Responsável	Chefe de Receção. Coordenação com Eventos quando associada a casamento ou cerimónia.
Equipa	Governanta para limpeza e superfícies. Sem montagem operacional pesada.
Checklist	Espaço limpo e respeitado, sem material operacional à vista. Luz natural existente preservada, sem luz artificial intrusiva. Detalhes arquitetónicos e devocionais desimpedidos. Preparar com sensibilidade ao carácter contemplativo.
Timing	D-1: limpeza e verificação. Dia: verificação rápida H-1. Sem janela de staging dedicada.
Validação	Chefe de Receção confirma a preparação. Captain Studio dá o go final no local.

Nota operacional Imagens atuais sem problemas. Activo para eventos e casamentos, usar com sensibilidade, foco na humanização, não no reshoot técnico.

Categoria

Eventos

14 · Eventos

Salas de Reunião & Eventos

Responsável	Chefe de Sala (serviço e montagens) e Governanta (limpezas)
Equipa	Equipa de eventos e montagem, com supervisão direta do responsável.
Checklist	Dois setups distintos: conferência/reunião e festa/evento. Mesas montadas com critério. Sem cadeiras degradadas visíveis. Mesas de apoio organizadas. Aproveitar montagem de evento real sempre que o calendário o permita.
Timing	Coordenado com o calendário de eventos, fotografar na véspera ou na manhã de evento montado. D-1: confirmação do setup. H-1: verificação final com o responsável presente.
Validação	Chefe de Sala confirma a preparação. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local, antes do primeiro disparo.

Nota operacional A montagem das salas não pode ser delegada sem supervisão direta. O responsável tem de estar presente na montagem e na validação final.

Categoria

Clube NEP

15 · Clube NEP

Espaço Infantil

Responsável	Chefe de Manutenção
Equipa	Equipa de manutenção.
Checklist	Escorregas e baloiços em bom estado e devidamente montados, sem peças partidas, ferrugem ou fixações soltas. Relva da zona validada. Espaço envolvente limpo. Autorizações de imagem para crianças figurantes tratadas com antecedência.
Timing	D-2: verificação de equipamentos e relva; correções. D-1: confirmação de figuração e autorizações. Dia: verificação rápida H-1.
Validação	Chefe de Manutenção confirma em D-1. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local, antes do primeiro disparo.

Nota operacional Verificar estado e montagem dos equipamentos exteriores antes do shoot. Único requisito de staging desta área.

Transversal

Experiência · Eventos Recorrentes

Não é uma área, é uma experiência recorrente. O staging fotográfico acontece durante o evento real, não num cenário montado.

Experiência · Serviço de Chá

Chá da Rainha

Responsável	Chefe de Sala. Serviço de chá e scones, no restaurante (interior ou esplanada).
Equipa	Equipa de sala. Pastelaria e cozinha para o serviço.
Checklist	No restaurante (interior ou esplanada, conforme a luz). Mise en place completa. Toalha de mesa engomada. Porcelana sem falhas nem peças desirmanadas. Flores pequenas e frescas. Pastelaria e scones montados na hora. Luz difusa confirmada, sem flash. Detalhe de chávena, bule e pastelaria.
Timing	Serviço recorrente. D-1: confirmação de porcelana, toalhas e flores. Dia: pastelaria finalizada H-1; serviço montado imediatamente antes do shoot.
Validação	Chefe de Sala confirma a preparação. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local, antes do primeiro disparo.

Nota operacional Atualizar, o material atual tem flash marcado e edição de cor fria, não serve de referência. Montar segundo o Guia, sem replicar o styling antigo.

Evento Recorrente · Sextas-feiras

Noites de Poesia

Responsável	Chefe de Sala. Coordenação com a Direção para a presença do orador e gestão dos participantes (hóspedes e clientes externos).
Equipa	Equipa de sala para o jantar. Orador confirmado. Apoio de iluminação para ambiente noturno.
Checklist	No restaurante / sala de eventos principal. Jantar a preço fixo montado conforme o standard de F&B. Mesa ou espaço do orador definido e iluminado. Luz ambiente quente e baixa, sem flash. Participantes (hóspedes e clientes externos) informados de que haverá registo fotográfico (autorização de imagem). Cobertura com e sem pessoas: ambiente de sala, orador em leitura, hóspedes a ler e a reagir, detalhe emocional. Captar o gesto, não a pose.
Timing	Evento semanal à sexta. D-1: confirmar orador, reserva e autorizações de imagem. Dia: preparação da sala e da luz antes da chegada dos hóspedes. Shoot durante o evento real.
Validação	Chefe de Sala confirma a preparação. Direção aprova o plano da noite. Captain Studio dá o go final no local.

Nota operacional É a expressão mais direta do tema (poesia). A cobertura atual é fraca e fora do standard (fotos de staff ou hóspedes). Fotografar numa noite real, não recriar. Discrição com os hóspedes é prioritária.

Evento Recorrente · A Pedido

Provas de Vinho

Responsável	Chefe de Sala. Evento a pedido, na Garrafeira.
Equipa	Equipa de sala / quem conduz a prova. Apoio de iluminação para a Garrafeira.
Checklist	Na Garrafeira. Garrafas e copos selecionados, rótulos legíveis e voltados para a frente. Mesa de prova montada, sem material operacional à vista. Luz ambiente quente e baixa. Figurantes ou staff do hotel a fazer de clientes. Cobertura com e sem pessoas: ambiente, gesto de prova, detalhe de copo e rótulo. Captar o momento, não a pose.
Timing	Recriar uma prova montada para a câmara, não esperar por uma prova real. D-1: confirmar seleção de vinhos, figurantes e autorizações de imagem. Dia: montagem e luz antes do shoot.
Validação	Chefe de Sala confirma a preparação. Direção aprova o plano. Captain Studio dá o go final no local.

Nota operacional Sem qualquer cobertura. Como é a pedido e pode não acontecer a tempo, recriar uma prova com figurantes ou staff do hotel como clientes, em vez de esperar por uma prova real.

Evento Recorrente · Domingos

Brunch

Responsável	Chefe de Sala. Domingos, no restaurante.
Equipa	Equipa de sala. Cozinha para pratos e buffet de brunch.
Checklist	No restaurante. Buffet de brunch completo e montado antes da abertura. Mesas 100% montadas. Pratos finalizados em sequência coordenada com o fotógrafo. Luz natural de manhã privilegiada. Cobertura com e sem pessoas: ambiente, buffet, detalhe de pratos, hóspedes a usufruir.
Timing	Evento semanal ao domingo. D-1: definição com a cozinha dos pratos a fotografar. Dia: montagem concluída H-1; pratos a sair durante o shoot, com luz natural.
Validação	Chefe de Sala valida a sala e o buffet; Chef de Cozinha valida os pratos. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local.

Nota operacional Sem qualquer cobertura. Fotografar num brunch real, com a sala montada e movimento natural.

Evento Recorrente · Sábados (almoço)

Buffet do Mar

Responsável	Chefe de Sala. Almoço de sábado, no restaurante.
Equipa	Equipa de sala. Cozinha para o buffet de marisco e peixe.
Checklist	No restaurante. Buffet do Mar completo e abundante, gelo e marisco apresentados ao standard, sem falhas de reposição visíveis. Mesas montadas. Luz natural de almoço. Cobertura com e sem pessoas: buffet em destaque, detalhe de marisco, ambiente de sala.
Timing	Evento semanal ao sábado (almoço). D-1: confirmação com a cozinha do buffet e mise en place. Dia: montagem concluída H-1; shoot no arranque do serviço, buffet no auge.
Validação	Chefe de Sala valida a sala e o buffet; Chef de Cozinha valida o marisco. Direção aprova o plano do dia. Captain Studio dá o go final no local.

Nota operacional Sem qualquer cobertura. O buffet tem de ser fotografado no auge, cheio e fresco, antes de qualquer desfalque de serviço.